FAQ Bagi Bayaran, Rekod Harta & ICT PDF Print E-mail
Written by Ilfi Bin Norman | Thursday, 01 April 2010 11:37   

FAQ Bagi Bayaran, Rekod Harta & ICT

Soalan : Berapa lamakah tempoh cek akan disediakan apabila permohonan lengkap dibuat?
Jawapan : Cek pembayaran akan disediakan dalam masa 5 hari bekerja dari tarikh permohonan lengkap diterima.
Soalan : Apakah dokumen yang diperlukan untuk pesanan tempatan (LO) nilai melebihi RM 1000?
Jawapan : (i) Invois yang disahkan
(ii) Notis hantaran (DO)
(iii) Helaian pesanan tempatan (LO) bewarna biru/kuning
(iv) Lain-lain dokumen berkaitan (Cth:KEWPA-3)
Soalan : Apakah dokumen yang diperlukan untuk inbois yang nilainya kurang RM1000?
Jawapan : (i) Invois yang disahkan
(ii) Nota hantaran (DO)
(iii)Lain-lain dokumen berkaitan (Cth:KEWA-3)
Soalan : Apakah dokumen yang diperlukan untuk mmembuat tuntutan Panjar Wang Runcit (nilai kurang RM3000)?
Jawapan : (i)Resit/csah bill yang disahkan
(ii)Penjelasan perbelanjaan yang disokong oleh Ketua Jabatan
(iii)Lain-lain dokumen berkaitan(Cth:KEWA-3)
Soalan : Apakah dokumen yang diperlukan untuk membuat tuntutan bagi staff Perjalanan dalam negeri (Menjalankan tugas rasmi)?
Jawapan : (i) Borang BK1
(ii) Surat arahan bertugas, catatan minit Ketua Jabatan
(iii)Penjelasan perbelanjaan yang disokong oleh Ketua Jabatan (jika perlu)
(iv)Resit/cash bill yang disahkan
(v)Tiket kapal terbang ataupun boarding pass
(vii)Resit tol/pengesahan guna Touch & Go.
Soalan : Apakah dokumen yang diperlukan untuk membuat tuntutan bagi staff Perjalana dalam negeri (Menghadiri kursus/seminar)?
Jawapan : (i) Borang BK1
(ii) Surat tawaran kursus
(iii)Aturcara program
(iv)Penjelasan perbelanjaan yang disokong oleh Ketua Jabatan (jika perlu)
(v)Resit/cash bill yang disahkan
(vi)Tiket kapal terbang ataupun boarding pass
(vii)Resit tol/pengesahan guna Touch & Go.
Soalan : Apakah dokumen yang perlu dad untuk membuat kemudahan pendahuluan pelbagai/perjalanan?
Jawapan : (i)Borang BK 4 (a) Perjalanan
(ii)Borang BK 4 (b) Pelbagai
(iii)Surat arahan bertugas, Catatn Minit Ketua Jabatan
(iv)Borang A/ Surat kelulusan perjalanan luar negeri-Pejabat TNC (P&I) (bagi perjalanan luar negeri)
(v)Anggaran perincian perbelanjaan program-bagi pelbagai aktiviti
Soalan : Apakah perbezaan antara Aset Tetap dan Inventori?
Jawapan : Harta Tetap                                                                          Inventori
*Aset alih yang harga perolehan asalnya RM3000 dan ke         *Aset alih yang harga perolehan asalnya kurang dari RM3000
atas bagi setiap satu unit.                                                            bagi setiap satu unit.
*Peralatan tak luak dengan jangka hayat lebih dari 4 tahun.       *Peralatan tak luak dengan tempoh jangka hayat lebih dari 1
                                                                                                  tahun.
*Perbelanjaan ke atas bangunan tanpa mengira kos bagi kerja   *Sesuatu yang tidak memerlukan penyelenggaraan berjadual.
  ubahsuai dan pembaikan adalah dianggap belanja ubahsuai
  dan bukan merupakan harta tetap
*Pembelian perisian (software) secara pakej dengan komputer  *Perabot dan pinggan mangkuk adalah inventori (tanpa
  adalah dianggap kos komputer.                                                 mengira kos).
*Kos kenderaan meliputi aksesori, cukai jalan bagi tahun
  pertama dianggap kos kenderaan.
Soalan : Adakah perisian (software) di bawah kategori Harta Tetap?
Jawapan : Sekiranya pembelian komputer dibeli bersamadengan perisian (pakej), maka ia dianggap Harta tetap dan dimasukkansebagai kos komputer. Jika dibeli secara berasingan, maka ia dianggapsebagai bekalan (Vot 27704)
Soalan : Apakah prosedur penerimaan aset?
Jawapan : I. Semak butiran dalam dokumen yang sah untuk memastikan aset yang diterima betul.
II. Aset hendaklah dikira, diperiksa, diukur, ditimbang & diuji.
III. Jika tidak boleh sahkan serta merta, dokumen hendaklah dicatat 'Diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau di uji'
IV. Sediakan Borang Laporan Peneriman Aset Alih Universiti KEW.PA-1 jika ada perselisihan.
V. Borang KEW.PA-1 disahkan & ditandatangani oleh pegawai bertanggungjawab dan dihantar semula serta merta kepada pembekal.
VI. Pastikan terdapat Surat Jaminan daripada pembekal.
VII. Pastikan ada Manual Penggunaan & Penyelenggaraan.(jika ada)
Soalan : Adakah Aset yang diterima secara hadiah perlu didaftarkan?
Jawapan : Ya, Aset yang diterima secara hadiah bagi tujuan pameran dan latihan / pembelajaran hendaklah diwujudkan satu daftar aset yang tidak termasuk didalam daftar induk dan dimaklumkan kepada Pejabat Bendahari.
Soalan : Adakah semua aset UTM perlu dilabelkan?
Jawapan : Ya, semua aset hendaklah diberi tanda pengenalan dengan cara melabel pelekat HAK MILIK UTM.
Soalan : Adakah pergerakan aset perlu direkodkan?
Jawapan : Ya, pergerakan aset bagi tujuan pinjaman atau penempatan sementara hendaklah direkod pada Buku Daftar Pergerakan Harta Modal/Inventori KEW.PA-6. Ini adalah untuk memastikan lokasi semasa aset tersebut berada.
Soalan : Adakah aset- aset di makmal/ unit perlu di senaraikan?
Jawapan : Ya, senarai aset mengikut lokasi hendaklah menggunakan KEW.PA-7 dalam dua (2) salinan
I. Satu salinan disimpan oleh Pegawai Aset manakala satu salinan lagi disimpan oleh Pegawai Bertanggungjawab
II. Senarai tersebut hendaklah dikemaskini jika berlaku perubahan kuantiti, lokasi atau Pegawai Bertanggungjawab.
Soalan : Bagaimana untuk mempercepatkan proses bayaran di Pejabat Bendahari?
Jawapan : I. Pastikan PT ditandatangani diruang perakuan.
II. Pastikan inbois & DO dicop dan disahkan.
III. Pastikan ada satu salinan KEW.PA-2 atau KEW.PA-3 bagi setiap unit Harta Tetap atau Inventori yang dibeli.
IV. Pastikan sodo yang digunakan betul.
Soalan : Apakah yang perlu dilakukan jika ada kerosakan aset?
Jawapan : Pegawai bertanggungjawab perlu melaporkan kerosakan dengan mengisi borang KEW. PA-9.
Soalan : Adakah perlu kebenaran bertulis untuk membawa keluar aset dari pejabat?
Jawapan : Ya, aset tersebut boleh dibawa keluar hanya dengan kebenaran bertulis dari Dekan/Ketua PTJ dengan mengisi borang KEW. PA-9A. ini untuk memastikan pegawai bertanggungjawab terhadap apa-apa kekurangan, kerosakan atau kehilangan aset dibawah tanggungjawabnya.
Soalan : Apakah tujuan pemeriksaan aset dilakukan setiap tahun?
Jawapan : I. Mengetahui keadaan dan prestasi aset
II. Memastikan setiap aset mempunyai rekod yang lengkap, tepat dan kemaskini
III. Memastikan setiap aset berada di lokasi sama seperti yang tercatat dalam daftar
Soalan : Bilakah Laporan pemeriksaan KEW.PA-10, KEW.PA-11 dan KEW.PA-12 perlu dihantar kepada Pejabat Bendahari?
Jawapan : Laporan pemeriksaan KEW.PA-10, KEW.PA-11 dan KEW.PA-12hendaklah dikemukakan kepada pejabat Bendahari sebelum 15 Januari tahun berikutnya untuk dihantar kepada Kementerian Pengajian Tinggi Awam Malaysia.
Soalan : Apakah yang perlu dilakukan oleh PTJ untuk melupuskan sesuatu aset?
Jawapan : I. Mengisi borang permohonan pelupusan KEW. PA 17.
II. Mendapatkan tandatangan pegawai bertanggungjawab sebagai bukti pengesahan pelupusan terbabit.
III. Mengemukakan 'Cover Letter' beserta borang permohonan pelupusan KEW. PA-17 kepada Pejabat Bendahari.
Soalan : Apakah tindakan yang perlu dilakukan jika berlaku kehilangan?
Jawapan : A. Melaporkan kehilangan
I. Pegawai Bertanggungjawab melapor kepada Dekan/Ketua PTJ serta-merta
II.Pegawai membuat laporan polis dan laporan di Balai keselamatan dalam tempoh 24 jam
B. Laporan Awal KEW.PA-28.
I. Dekan/Ketua PTJ hendaklah menyediakan Laporan Awal
II.Laporan Awal dan salinan Laporan Polis hendaklah dihantar kepada TNC (P & I) dan salinan kepada Bendahari dan Unit Keselamatan dalam tempoh dua hari bekerja.
Last Updated on Monday, 26 July 2010 03:33